Diretoria de Extensão Tecnológica e Empresarial

Etapas para tramitação de instrumentos jurídicos do tipo "Contratos de prestação de serviços":

O documento inicial do processo é o ofício de encaminhamento da minuta do Contrato que deverá ser elaborado pelo Coordenador e, posteriormente, direcionado para o Diretor de sua Unidade Acadêmica ou Administrativa. Recomendamos a utilização do modelo de ofício proposto pela PROEX, pois este documento trará, de forma clara e objetiva, todas as principais características do projeto, que orientará as deliberações necessárias à sua aprovação. Este é o primeiro documento a ser cadastrado no SIPAC.

Veja aqui ⇒ Modelo de ofício de encaminhamento para contrato com empresas/parceiras privadas
Veja aqui ⇒ Modelo de ofício de encaminhamento para contrato com empresas/parceiras públicas

O Coordenador deve preparar a minuta do contrato de prestação de serviço e do plano de trabalho correspondente para serem inseridas no processo SIPAC.
A Coordenação de Contratos e Convênios (CCC/PROEX) pode auxiliar o Coordenador e dirimir dúvidas na elaboração dessas minutas (isso deve ser realizado antes do cadastro do processo no SIPAC).
As minutas devem ser analisadas também pela fundação de apoio, caso seja interveniente no processo, e pelo parceiro (público ou privado) antes de serem inseridas no processo SIPAC, para que estejam cientes das cláusulas pertinentes às suas obrigações.
Na elaboração do cronograma de desembolso financeiro do projeto, o Coordenador deve atentar para incluir as despesas relativas à gestão administrativa e financeira da fundação de apoio, para a emissão de notas fiscais e também da taxa de ressarcimento devida à Universidade.

Veja aqui ⇒ Modelo de minuta para contrato de prestação de serviço
Veja aqui ⇒ Modelo de minuta para plano de trabalho

Com o ofício de encaminhamento elaborado pelo Coordenador do projeto e as minutas do Contrato e do Plano de Trabalho correspondente, faz-se o registro no SIPAC. Essas minutas devem ser inseridas no processo SIPAC, logo após o ofício de encaminhamento.

Observação: o registro no SIPAC deve ser realizado pela secretaria da Unidade Acadêmica ou Administrativa do Coordenador.

Para os processos nos quais o financiador/parceiro estabelece seu próprio modelo de minuta para o contrato e plano de trabalho, é importante que o Coordenador da proposta na UNIFEI elabore um Protocolo Executivo. Quando couber, esse documento deve ser inserido no processo SIPAC, logo após o ofício de encaminhamento.
Esse documento é um resumo das informações fundamentais para a tramitação do processo dentro da UNIFEI como, por exemplo: equipe executora, carga horária, valor da taxa referente ao pagamento de ressarcimento à UNIFEI.

Em seguida ao Protocolo Executivo (quanto couber), devem ser inseridas no processo no SIPAC as minutas dos instrumentos jurídicos elaborados com documento timbrado do financiador/parceiro.

Veja aqui ⇒ Modelo de Protocolo Executivo

Juntar ao processo o Termo de Anuência da Fundação de Apoio envolvida na atividade, quando a gestão administrativa e financeira assim exigir, bem como o memorial de cálculo das despesas operacionais e administrativas, que deve ser elaborado pela fundação.

Cabe ao(a) Coordenador(a) do projeto solicitar esses documentos junto à Fundação de Apoio selecionada para prover o apoio de gestão administrativa e financeira do projeto.

Observação: esses documentos devem ser elaborados pela Fundação de Apoio envolvida na atividade, em papel timbrado da mesma. Esses documentos da Fundação de Apoio devem ser inseridos ao Processo no SIPAC após as declarações dos membros da equipe executora do projeto.

O(A) Coordenador(a) do projeto também deve elaborar uma justificativa para explicar o porquê da escolha por uma das fundações de apoio da UNIFEI para prestar o serviço de gestão administrativa e financeira do projeto para ser juntado ao processo eletrônico no SIPAC.

A Advocacia Geral da União emitiu o Parecer nº 01/2019/CPCTI/PGF/AGU no qual exige para os acordos de parceria para pesquisa, desenvolvimento e inovação uma série de documentos a serem incluídos no processo, na forma de um check-list, do ente público ou parceiro privado e da fundação de apoio (caso esta atue como interveniente no acordo). Esses documentos devem ser incluídos no processo na ordem em que são citados no check-list.

Veja aqui ⇒ Check-list da AGU

Veja aqui ⇒ Modelo de Declaração de Ausência de Conflito de Interesses para parceiro privado, nos termos da Lei nº 12.813/2013 (exigido no Check-list da AGU).

Juntar ao processo a Decisão Administrativa da(s) Unidade(s) Acadêmica(s) e/ou Administrativas dos membros da equipe executora envolvidos, aprovando a participação destes no projeto.

Observação: este documento deve ser elaborado pela Unidade Acadêmica ou equivalente. Para o início da tramitação são aceitas as decisões Ad Referendum que deverão ser sucedidas pelas respectivas homologações. Se houver a participação de servidores de outras Unidades Acadêmicas (ou equivalente), será necessário a aprovação de cada uma dessas Unidades Acadêmicas (ou equivalente).

A instrução do processo a ser encaminhada para a Pró-Reitoria de Extensão deve ser realizada pela secretaria da Unidade Acadêmica ou Unidade Administrativa e deve conter os seguintes documentos (inseridos no processo na ordem mencionada a seguir):

i) Ofício de encaminhamento do Coordenador para o Diretor de sua Unidade Acadêmica;

ii) Protocolo Executivo (se necessário, quando o contrato e plano de trabalho forem elaborados pelo financiador/parceiro do projeto);

iii) Minuta do contrato de prestação de serviço;

iv) Minuta do plano de trabalho;

v) Declaração do(a) Coordenador(a) do projeto;

vi) Declarações dos(as) Docentes integrantes da Equipe Executora do projeto, quando couber;

vii) Declarações dos(as) Docentes aposentados(as) da Equipe Executora do projeto, quando couber;

viii) Declarações dos(as) Servidores(as) Técnico-Administrativos(as) em Educação integrantes da Equipe Executora do projeto, quando couber;

ix) Declarações dos discentes integrantes da Equipe Executora do projeto, quando couber;

x) Termo de anuência e memorial de cálculo das despesas operacionais e administrativas fornecidos pela Fundação de Apoio;

xi) Justificativa para contratação da Fundação de Apoio selecionada;

xii) Documentação solicitada pelo check-list da AGU;

xiii) Decisão Administrativa e/ou Decisão Ad Referendum da(s) Unidade(s) Acadêmica(s) e/ou Unidade(s) Administrativa(s) dos membros participantes (se houver membros de diferentes Unidades, deve-se inserir no processo a resolução de cada Unidade autorizando a participação de seu servidor).