Diretoria de Extensão Tecnológica e Empresarial

Etapas para tramitação de instrumentos jurídicos do tipo "Termo de Cooperação Técnica":

O documento inicial do processo é o ofício de encaminhamento da minuta do Termo de Cooperação Técnica a ser tramitado, a ser elaborado pelo Coordenador, e que deverá ser direcionado para o Diretor da Unidade Acadêmica ou Administrativa do Coordenador do projeto. Recomendamos a utilização do modelo de ofício proposto pela PROEX porque este documento trará, de forma objetiva e clara, todas as principais características do projeto, que orientará as deliberações necessárias à sua aprovação. Este é o primeiro documento a ser cadastrado no SIPAC.

Veja aqui ⇒ Modelo de ofício de encaminhamento para Termo de Cooperação Técnica com empresas/parceiras privadas

Veja aqui ⇒ Modelo de ofício de encaminhamento para Termo de Cooperação Técnica com empresas/parceiras públicas

O Coordenador deve preparar a minuta do Termo de Cooperação Técnica e do plano de trabalho correspondente para serem inseridas no processo SIPAC.

A Coordenação de Contratos e Convênios (CCC/PROEX) pode auxiliar o Coordenador e dirimir dúvidas na elaboração dessas minutas (isso deve ser realizado antes do cadastro do processo no SIPAC).

As minutas devem ser analisadas também pela fundação de apoio, caso seja interveniente no processo, e pelo parceiro (público ou privado) antes de serem inseridas no processo SIPAC, para que estejam cientes das cláusulas pertinentes às suas obrigações.

Na elaboração do cronograma de desembolso financeiro do projeto, o Coordenador deve atentar para incluir as despesas relativas à gestão administrativa e financeira da fundação de apoio, além da taxa de ressarcimento devida à Universidade.

Veja aqui ⇒ Modelo de minuta para Termo de Cooperação Técnica

Veja aqui ⇒ Modelo de minuta para Plano de Trabalho

Com o ofício de encaminhamento elaborado pelo Coordenador do projeto e as minutas do Termo de Cooperação Técnica e do Plano de Trabalho correspondente, faz-se o registro no SIPAC. Essas minutas devem ser inseridas no processo SIPAC, logo após o ofício de encaminhamento.

Observação: o registro no SIPAC deve ser realizado pela secretaria da Unidade Acadêmica ou Administrativa do Coordenador.

Para os processos onde o financiador/parceiro estabelece seu próprio modelo de minuta para o Termo de Cooperação Técnica e plano de trabalho, é importante que o Coordenador da proposta na UNIFEI elabore um Protocolo Executivo. Quando couber, esse documento deve ser inserido no processo SIPAC, logo após o ofício de encaminhamento.

Protocolo Executivo é um resumo das informações fundamentais para a tramitação do processo dentro da UNIFEI como, por exemplo: equipe executora, carga horária da equipe executora, valor da taxa referente ao pagamento de ressarcimento à UNIFEI.

Em seguida ao Protocolo Executivo (quanto couber), devem ser inseridas no processo SIPAC as minutas dos instrumentos jurídicos elaborados com documento timbrado do financiador/parceiro.

Veja aqui ⇒ Modelo de Protocolo Executivo

Juntar no processo o Termo de Anuência da Fundação de Apoio envolvida na atividade, quando a gestão administrativa e financeira assim exigir, bem como o memorial de cálculo das despesas operacionais e administrativas, que deve ser elaborado pela mesma fundação.

O Coordenador do projeto é responsável por solicitar, junto à Fundação de Apoio selecionada, o Termo de Anuência e o Memorial de Cálculo das Despesas Operacionais e Administrativas para que a secretaria de sua Unidade Acadêmica possa juntar ao processo eletrônico no SIPAC.

Observação: estes documentos devem ser elaborados pela Fundação de Apoio envolvida na atividade, em papel timbrado da mesma. Esses documentos da Fundação de Apoio devem ser inseridos no Processo SIPAC após as declarações dos membros da equipe executora do projeto.

O Coordenador do projeto também deve elaborar, e juntar aos autos do processo, uma justificativa para contratação da Fundação de Apoio selecionada.

Juntar no processo a Aprovação da(s) Unidade(s) Acadêmica(s) e/ou Administrativas dos membros da equipe executora envolvidos no projeto.

Observação: este documento deve ser elaborado pela Unidade Acadêmica ou equivalente. Para o início da tramitação são aceitas Decisões Administrativas de Ad Referendum que deverão ser sucedidos pelas respectivas homologações. Se houver a participação de servidores de outras Unidades Acadêmicas, será necessário a aprovação de cada uma dessas Unidades Acadêmicas.

A Advocacia Geral da União emitiu o Parecer nº 01/2019/CPCTI/PGF/AGU no qual exige para os acordos de parceria para pesquisa, desenvolvimento e inovação uma série de documentos a serem incluídos no processo, na forma de um check-list, do ente público ou parceiro privado e da fundação de apoio (caso esta atue como interveniente no acordo). Esses documentos devem ser incluídos no processo na ordem em que são citados no check-list.

Veja aqui ⇒ Check-list da AGU

Veja aqui ⇒ Modelo de Declaração de Ausência de Conflito de Interesses para representante legal da empresa financiadora/parceira (exigido no Check-list da AGU).

A instrução do processo a ser encaminhada para a Pró-Reitoria de Extensão deve ser realizada pela secretaria da Unidade Acadêmica ou Unidade Administrativa e deve conter os seguintes documentos (inseridos no processo na ordem mencionada a seguir):

i) Ofício de encaminhamento do Coordenador para o Diretor de sua Unidade Acadêmica;

ii) Protocolo Executivo (se necessário, quando o Termo de Cooperação Técnica e plano de trabalho forem fornecidos pelo parceiro do projeto);

iii) Minuta do Termo de Cooperação Técnica;

iv) Minuta do plano de trabalho;

v) Declaração do(a) Coordenador(a) do projeto;

vi) Declarações dos(as) Docentes integrantes da Equipe Executora do projeto, quando couber;

vii) Declarações dos(as) Docentes aposentados(as) da Equipe Executora do projeto, quando couber;

viii) Declarações dos(as) Servidores(as) Técnico-Administrativos(as) em Educação integrantes da Equipe Executora do projeto, quando couber;

ix) Declarações dos discentes integrantes da Equipe Executora do projeto, quando couber;

x) Termo de anuência e memorial de cálculo das despesas operacionais e administrativas fornecidos pela Fundação de Apoio;

xi) Justificativa para contratação da Fundação de Apoio selecionada;

xii) Documentação solicitada pelo check-list da AGU;

xiii) Decisão Administrativa ou Decisão Ad Referendum da(s) Unidade(s) Acadêmica(s) e/ou Unidade(s) Administrativa(s) dos membros participantes (se houver membros de diferentes Unidades, deve-se inserir no processo a Decisão Administrativa de cada Unidade autorizando a participação de seu servidor).